Déclaration des salaires : Ce que vous devez savoir!

Mis à jour le 31 novembre 2023
Publié le 11 mars 2019

En matière de santé et de sécurité du travail (SST), les employeurs sont dans l’obligation de produire divers documents. L’un d’entre eux concerne la Déclaration des salaires.

La Déclaration des salaires permet de déterminer la bonne prime d’assurance annuelle payable à la Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité du travail (CNESST). Au préalable, chaque employeur québécois doit obligatoirement être inscrit à la CNESST pour assurer sa couverture d’assurance.

Les cinq (5) éléments d’importance

Voici les cinq éléments d’importance à tenir compte concernant une Déclaration des salaires :

1. Obligation d’en produire une annuellement : La production d’une Déclaration permet de déterminer la prime d’assurance annuelle payable.
2. Délai et mode de transmission des salaires : Chaque entreprise doit remplir sa Déclaration et doit l’envoyer avant le 15 mars 2024, en ligne ou par la poste.
3. Montants à déclarer : Pour que l’entreprise puisse calculer ses salaires assurables versés, elle doit suivre les étapes de la Déclaration.
4. Calcul d’excédents : Puisque l’entreprise doit cotiser à la CNESST pour protéger ses travailleurs jusqu’à concurrence du salaire maximum assurable, la partie excédentaire doit être déduite dans la Déclaration.
5. Répartition salariale : Si une entreprise possède plus d’un dossier d’expérience, elle doit répartir le total des salaires assurables versés, ce qu’on appelle la Répartition par dossier d’expérience. Si une entreprise a repris, en cours d’année, les activités ou les employés d’une autre entreprise, une répartition des salaires doit être réalisée, et à ce moment-là une Répartition par période s’applique.

Cette déclaration laisse également savoir si le total des versements périodiques à la CNESST suffit pour couvrir la prime d’assurance annuelle, et ce, selon les salaires déclarés.

Il importe de savoir que la procédure pour déclarer les salaires des employés d’une entreprise est obligatoire pour tout employeur. Sachez que, même si une entreprise ne verse aucun salaire au cours de l’année ciblée, elle doit transmettre une Déclaration des salaires.

Bien entendu, la Déclaration des salaires doit contenir des données vérifiables. Vous devez donc conserver – pendant six ans – des pièces justificatives et autres documents pertinents afin d’appuyer votre déclaration.

Travailleur autonome

Des particularités entrent en ligne de compte pour ce type de travailleur que les employeurs doivent connaître. Le site Entreprises Québec décrit très bien la réalité concernant le travail autonome :

« Notez qu’une personne considérée comme un travailleur autonome par un ministère ou par un autre organisme public peut être considérée comme un travailleur par la Commission. Ainsi, si vous avez conclu un contrat de travail avec un travailleur autonome, vous devrez peut-être inclure dans votre déclaration des salaires les sommes que vous lui avez versées. »

Pour vous assurer d’être conforme, nous vous invitons à communiquer avec la CNESST et accéder au volet Distinction entre travailleur et travailleur autonome du site de l’organisme public. Vous y lirez toutes les informations et les précisions afin de bien remplir votre déclaration.

Avis de cotisation

Après l’envoi de la Déclaration, chaque employeur recevra un Avis de cotisation. Celui-ci détaille la cotisation à la CNESST pour chaque année de cotisation. L’avis en question peut renfermer des avis et annexes, un état de compte ainsi que les pénalités et intérêts, avec les divers modes de paiements disponibles.

Voici ce que peut contenir la 1^re partie de cet avis :

• Frais attribuables pour tous les dossiers
• Calcul de la cotisation de chaque unité de classification
• Versements périodiques déclarés
• Protection personnelle
• Tarification rétrospective
• Information relative aux stagiaires

Pour sa part, la 2^e partie de l’Avis peut contenir des informations détaillées sous forme d’annexes, soit :

• la protection personnelle
• les travailleurs auxiliaires
• les versements périodiques

La CNESST a préparé une publication détaillée pour que chaque entreprise puisse bien s’orienter, L’État de compte et l’Avis de cotisation, pour mieux s’y retrouver.

D’ordre général, pour accéder à l’éventail des particularités et autres caractéristiques, parcourez le Guide de la Déclaration des salaires 2023. Les récentes informations concernant l’envoi de la Déclaration des salaires y sont. Vous aurez un portrait complet et spécifique des démarches et indications pertinentes.