Sous-traitants : Vérification de la conformité du dossier d’employeur

Saviez-vous que vous pouvez également être tenu d’assumer les cotisations non payées d’un sous-traitant avec qui vous avez fait affaire?

Les assises juridiques de l’article 316 de la Loi sur les accidents du travail et les maladies professionnelles (LATMP) sont très claires :

« La Commission peut exiger de l’employeur qui retient les services d’un entrepreneur le paiement de la cotisation due par cet entrepreneur. »

Afin d’être conforme sur le plan financier auprès de la Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité du travail (CNESST), un employeur doit notamment s’acquitter des obligations suivantes :

• Envoyer la Déclaration des salaires assurables versés
• Expédier le ou les bordereaux de paiement selon les modalités prévues
• Faire les versements périodiques selon les modalités prévues
• Payer la cotisation due ou respecter toute entente de paiement advenant la présence d’une cotisation due

Mais saviez-vous que vous pouvez également être tenu d’assumer les cotisations non payées d’un sous-traitant avec qui vous avez fait affaire?

À titre de donneur d’ouvrage, afin de vous éviter toute mauvaise surprise, il est primordial de vérifier la conformité des sous-traitants avec qui vous établissez un contrat. Afin d’aider à la fois les employeurs donneurs d’ouvrage et les entrepreneurs sous-traitants dans cette vérification, la CNESST a rendu disponibles tous les éléments de la vérification de conformité dans ses services en ligne. Cette vérification peut se faire selon les trois étapes décrites ci-dessous :

• Validation de conformité
• Suivi de l’état de conformité
• Attestation de conformité

Validation de conformité – avant le contrat

D’entrée de jeu, il importe de dire que la Validation de conformité remplace la Demande de confirmation de l’inscription d’un employeur à la CNESST, laquelle a été retirée en novembre 2017. Depuis, pour les besoins des donneurs d’ouvrage et des entrepreneurs, la Demande de validation de conformité doit être utilisée. Qui peut en faire la requête pour son dossier? L’entrepreneur en charge de la SST à la CNESST.

Ce document a été créé pour qu’un entrepreneur, avant de réaliser le contrat, prouve que son dossier est intact sur le plan du financement. Il peut être transmis lors de l’envoi d’un appel d’offres ou à la demande d’un tiers, comme un intermédiaire en transport.

Ce service est maintenant automatisé, c’est-à-dire offert en ligne et en temps réel. La réponse est instantanée, ce qui permet à l’entrepreneur de savoir rapidement si son dossier est conforme ou non. Si la réponse est positive, la CNESST lui transmettra sur-le-champ un document à utiliser pour la soumission. Sinon, il sera aussitôt informé des raisons et de la manière d’y remédier.

Comme l’indique le site de la CNESST : « La Validation de conformité est un service qui permet au demandeur d’obtenir immédiatement une réponse à la Demande de validation de conformité de son dossier de financement. »

Enfin, il faut noter que cette Validation de conformité ne dégage pas le donneur d’ouvrage de sa responsabilité du paiement de la cotisation due. En réalité, c’est l’Attestation de conformité, 3^e service offert, qui lui permet de s’en dégager.

Suivi de l’état de conformité – pendant le contrat

De plus, il se peut que des changements aient lieu pendant la réalisation du contrat. Ce service est offert pour informer les parties concernées quant à la conformité ou au changement de conformité du dossier de financement de l’entrepreneur. Le document se nomme Suivi de l’état de conformité.

Celui-ci renferme des renseignements que l’entrepreneur doit valider. Autant le donneur d’ouvrage que l’entrepreneur peuvent en faire la demande. Pour ce faire, un délai de 14 jours lui est accordé pour approuver le contrat et les informations déclarées, ou rejeter le tout (si la demande a été effectuée par le donneur d’ouvrage). Une absence de réponse est considérée comme une confirmation de l’existence du contrat.

Également, tout comme la Validation de conformité, le Suivi de l’état de conformité ne dégage pas le donneur d’ouvrage de sa responsabilité du paiement de la cotisation due. Seule l’Attestation de conformité le peut.

Attestation de conformité – après le contrat

Enfin, ce document peut être demandé par le donneur d’ouvrage ou par l’entrepreneur, à la fin du contrat effectué. En effet, une Attestation de conformité, comme son nom l’indique, prouve que l’entrepreneur a bien payé sa cotisation à la CNESST.

La remise du document atteste que la CNESST dégage le donneur d’ouvrage de toute responsabilité future quant au paiement de la cotisation due par son entrepreneur pour le contrat. Cette Demande d’attestation de conformité peut être remplie par le donneur d’ouvrage ou l’entrepreneur.

Dans la même logique que l’État de suivi de la conformité, la CNESST verra avec l’entrepreneur pour qu’il confirme les informations, si la demande provient du donneur d’ouvrage. L’entrepreneur disposera aussi de 14 jours pour approuver le contrat et les informations s’y rattachant ou pour s’y objecter. L’absence de retour viendra confirmer le contrat.

Sur le site de Novo, comme sujet connexe, accédez directement à notre article de blogue La santé et la sécurité du travail et les fournisseurs. Également, pour toutes les informations requises touchant la conformité et d’autres sujets capitaux en santé et sécurité du travail, rendez-vous sur le site de la CNESST.