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Comment accueillir et intégrer un nouvel employé?

Le volet accueil et intégration est un défi dans les entreprises, autant pour les employeurs, l’équipe des ressources humaines (RH) et les employés eux-mêmes.

Ce que nous appelons aussi parfois « onboarding » réunit sous un même toit tous les processus qui introduisent l’employé à son nouveau milieu ou son nouveau poste et qui visent à bien l’intégrer dans l’entreprise.

« Contrairement à ce que l’on pourrait penser, il ne concerne pas uniquement la première semaine en entreprise. Cette phase débute juste après le recrutement et se termine généralement à la fin de la période d’essai, mais peut également se terminer plus tard. » (La boîte à outils des RH, 2023)

Voici quelques conseils pour rendre cette période agréable et significative pour le nouvel employé.

Une étape cruciale pour l’expérience employé

« Non seulement une bonne intégration contribue à augmenter le taux de rétention de l’entreprise, mais elle permet aussi aux recrues de développer rapidement un sentiment de compétence » et un sentiment d’appartenance.

Retenir un nouvel employé, bien le fidéliser et l’ancrer à l’entreprise s’échelonne sur plusieurs semaines. Considérant qu’intégrer de nouveaux employés demande du temps et de la préparation, il est important de valoriser le processus d’intégration. Ce dernier doit être transparent et expliqué au nouvel employé afin de bien comprendre les différentes étapes qui suivront.

En amont, les gestionnaires doivent être bien préparés et outillés à accueillir les nouveaux employés. La création de grilles d’accueil détaillées avec des éléments à cocher pour ne rien oublier demeure un excellent outil pour suivre le plan de match prévu.

De plus, dans un contexte de pénurie de main-d’œuvre, telle que vécue dans plusieurs milieux, il est encore plus important de s’assurer que le nouvel employé sente qu’il fait partie intégrante de l’organisation, qu’il y est le bienvenu et que rien n’est précipité.

La recherche de l’équilibre entre « laisser de l’espace à un nouvel employé » et « être derrière lui pour ne pas perdre le fil de l’intégration » prend aussi tout son sens. Il ne faut pas pour autant créer un moule, mais plutôt adapter le processus à la personne et le personnaliser, au besoin.

Le contenu lors de l’intégration

D’entrée de jeu, il est important de mettre de l’avant les valeurs, la mission, la vision, l’historique, les services de l’entreprise, les objectifs et tâches de l’employé. Ce type de contenu contribue à développer le sentiment d’appartenance et de l’attachement à l’entreprise.

Une façon pour un nouvel employé d’intégrer les concepts, les politiques d’entreprise ou encore l’atmosphère qui règne dans les bureaux est de poser des questions et faire des commentaires. Les gestionnaires qui se montrent à l’écoute permettront donc à la nouvelle ressource de se sentir bien, accueillie en tout respect, informée le plus possible sur l’entreprise et épaulée.

L’intégration à distance, tout un défi!

« Oui, la technologie peut nous aider à simplifier ce processus [d’intégration], mais elle ne remplace pas l’essentiel : prendre le temps d’écouter et d’accompagner vos employés afin de bâtir une relation de confiance forte et durable. » (Les Affaires, 2020)

« En effet, en présentiel, un employé peut facilement poser des questions à un collègue ou à son supérieur. En virtuel, la démarche est un peu plus compliquée. Certains sont timides tandis que d’autres craignent tout simplement de déranger leur supérieur. » (Re:travail, du CPQ, 2023)

Cette distance, qui ne convient pas à tout le monde, ne facilite pas toujours l’intégration à cause de la « barrière » de l’écran. C’est pourquoi des rencontres virtuelles s’imposent dans les premiers jours après l’embauche et à une fréquence régulière par la suite. Il est important de prévoir également des moments d’échanges informels pour apprendre à se connaître et créer des liens.

Comment évaluer l’accueil et l’intégration?

Si vous faites une analyse du taux de roulement de votre personnel, la majorité des employés qui quittent ont-ils été embauchés il y a moins de 12 mois? Ou même il y a moins de six mois? Si vous êtes convaincu que votre processus de recrutement et de sélection est efficace, il y a des chances que votre programme d’accueil et intégration ait besoin d’être modifié. Peut-être avez-vous même entendu des échos à ce sujet lors de vos entrevues de départ.

Demandez-vous : Vos employés ont-ils de la difficulté à s’intégrer? Sont-ils moins performants qu’ils auraient dû? Vous pouvez agir proactivement sur ces éléments en vous dotant d’un processus d’accueil et d’intégration efficace.

Nous pouvons vous aider à mesurer et ajuster votre processus, car nous détenons de multiples outils et conseils portant sur ce sujet.

Accompagnement dans votre processus d’accueil et d’intégration

Enfin, le programme d’accueil et d’intégration se veut une manière parfaite de faire preuve de diligence raisonnable. Il est essentiel de documenter toute action effectuée dans l’entreprise en matière de SST (formation, rencontre avec les travailleurs, rappel des mesures de sécurité, inspection et entretien des équipements, etc.). C’est pourquoi les membres d’une mutuelle de prévention de Novo ont accès à plusieurs documents pouvant être intégrés à leur programme d’accueil et intégration dans leur Espace client, notamment : une fiche action sécuritaire (FAS), une fiche de prévention pour les jeunes et les nouveaux travailleurs ainsi qu’un exemple de programme d’accueil et de plan de formation.

Nous vous suggérons l’article de blogue Jeunes travailleurs : Comment les protéger? pour les besoins particuliers devant être abordés lorsqu’il s’agit d’une personne débutant sur le marché du travail.

Pour des conseils et outils sur un programme d’accueil et d’intégration dans votre entreprise, communiquez avec notre Service RH.

Sources

La boîte à outils des RH, 3 méthodes pour suivre l’intégration de vos nouveaux collaborateurs, [En ligne]. (Consulté le 30 mars 2023).

Re:travail (une initiative du Conseil du patronat du Québec), Comment intégrer un nouvel employé en contexte de télétravail?, [En ligne]. (Consulté le 3 avril 2023).

Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité du travail (CNESST), Démarche d’intégration de vos nouveaux travailleurs, [En ligne], 1er novembre 2018. (Consulté le 20 août 2021).

Les Affaires, Comment bien accueillir un nouvel employé… à distance?, [En ligne], 16 décembre 2020. (Consulté le 20 août 2021).

Gouvernement du Québec, Guide d’accueil et d’intégration d’un nouvel employé, [En ligne], Mai 2016. (Consulté le 20 août 2021).

Ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS), Pandémie de la COVID-19 – La Santé publique recommande aux employeurs de repousser la date de retour en présentiel de leur personnel, [En ligne], 25 août 2021. (Consulté le 25 août 2021).

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