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Comment accueillir un nouvel employé?

L’intégration est un défi dans les entreprises, autant pour les employeurs, l’équipe des ressources humaines (RH) et les employés eux-mêmes.

Un nouvel emploi requiert une intégration qui ne doit surtout pas être balayée du revers de la main. L’intégration demeure la porte d’entrée à un nouveau gestionnaire, une nouvelle équipe, une nouvelle culture d’entreprise, une manière de procéder différente, de nouveaux défis, une autre culture organisationnelle, etc.

« Non seulement une bonne intégration contribue à augmenter le taux de rétention de l’entreprise, mais elle permet aussi aux recrues de développer rapidement un sentiment de compétence » et un sentiment d’appartenance.

Un investissement payant en temps et en argent

Retenir un nouvel employé, bien le fidéliser et l’ancrer à l’entreprise s’échelonne sur plusieurs semaines. Considérant qu’intégrer de nouveaux employés commande du temps et de l’argent, il est important de valoriser le processus d’intégration. Tout le processus doit être transparent et expliqué au nouvel employé afin de bien comprendre les différentes étapes qui suivront.

En amont, les gestionnaires doivent être bien préparés et outillés à accueillir les nouveaux employés. La création de grilles d’accueil détaillées avec des éléments à cocher pour ne rien oublier demeure un excellent outil pour suivre le plan de match prévu.

En lien avec la pénurie de main-d’œuvre vécue dans certains milieux, le nouvel employé doit sentir qu’il fait partie intégrante de l’organisation, qu’il en est le bienvenu, que rien n’est précipité, d’où le temps à prendre avec lui.

La recherche de l’équilibre entre « laisser de l’espace à un nouvel employé » et « être derrière lui pour ne pas perdre le fil de l’intégration » prend aussi tout son sens. Il ne faut pas pour autant créer un moule, mais plutôt adapter le processus à la personne et le personnaliser, au besoin.

Le contenu lors de l’intégration

D’entrée de jeu, il est important de mettre la table sur des informations distinctives et propres à l’organisation. Mettre de l’avant les valeurs, la mission, la vision, l’historique, les services de l’entreprise, les objectifs et tâches de l’employé sont de bonnes pratiques. Ce type de contenu, c’est le cœur du sentiment d’appartenance et de l’attachement à l’entreprise.

Par la suite, d’autres éléments viendront accroître le sentiment d’appartenance et hausser la fidélisation. Comment? Les collègues de travail, les activités sociales, les avantages sociaux, la possibilité de participer à des comités internes, etc.

Une façon pour un nouvel employé d’intégrer les concepts, les politiques d’entreprise ou encore l’atmosphère qui règne dans les bureaux est de poser des questions et faire des commentaires. Les gestionnaires qui se montrent à l’écoute permettront donc à la nouvelle ressource de se sentir bien, accueillie en tout respect, informée le plus possible sur l’entreprise et épaulée.

Bien entendu, l’approche d’accueil envers une nouvelle personne qui entre sur le marché du travail québécois diffère d’une personne d’expérience qui change d’emploi. En effet, un employeur prendra plus de temps avec un nouvel employé qui entame sa carrière qu’avec une personne d’expérience.

L’intégration à distance, tout un défi!

« Oui, la technologie peut nous aider à simplifier ce processus [d’intégration], mais elle ne remplace pas l’essentiel : prendre le temps d’écouter et d’accompagner vos employés afin de bâtir une relation de confiance forte et durable. »

En période pandémique, un processus d’intégration optimal et adapté prend une importance capitale. Ce processus vient se coller aux défis d’intégration en plus des règles sanitaires à respecter. Dorénavant, la supervision, le travail, la formation, l’accueil et l’intégration sont déroulent bien souvent à distance.

« En effet, en présentiel, un employé peut facilement poser des questions à un collègue ou à son supérieur. En virtuel, la démarche est un peu plus compliquée. Certains sont timides tandis que d’autres craignent tout simplement de déranger leur supérieur. »

Cette distance qui ne convient pas à tout le monde, ne facilite pas toujours l’intégration à cause de la « barrière » de l’écran. C’est pourquoi des rencontres virtuelles régulières s’imposent dans les premiers jours après l’embauche. Dans un contexte d’intégration à distance, les employeurs doivent faire preuve de concentration et de motivation pour aller chercher ce sentiment d’appartenance si cher et primordial à l’entreprise.

Accompagnement dans votre processus d’accueil et d’intégration

Enfin, le programme d’accueil et d’intégration se veut une manière parfaite de faire preuve de diligence raisonnable. Il est essentiel de documenter toute action effectuée dans l’entreprise en matière de SST (formation, rencontre avec les travailleurs, rappel des mesures de sécurité, inspection et entretien des équipements, etc.). C’est pourquoi les membres d’une mutuelle de prévention de Novo, ont accès à plusieurs documents pouvant être intégrés à leur programme d’accueil et intégration dans votre Espace client, notamment : une fiche Action sécuritaire, une fiche de prévention pour les jeunes et les nouveaux travailleurs ainsi qu’un exemple de programme d’accueil et de plan de formation.

Pour les besoins particuliers devant être abordés lorsqu’il s’agit d’une personne débutant sur le marché du travail, nous vous suggérons l’article de blogue, Jeunes travailleurs : Comment les protéger?.

Pour des questions sur un programme d’accueil et d’intégration dans votre entreprise, communiquez avec un de nos experts en prévention.

Sources

Commission des normes, de l’équité, de la santé et de la sécurité du travail (CNESST), Démarche d’intégration de vos nouveaux travailleurs, [En ligne], 1er novembre 2018. (Consulté le 20 août 2021).

GuideTélétravail Québec, Comment intégrer un nouvel employé en contexte de télétravail?, [En ligne], 17 mai 2021. (Consulté le 20 août 2021).

Les Affaires, Comment bien accueillir un nouvel employé… à distance?, [En ligne], 16 décembre 2020. (Consulté le 20 août 2021).

Gouvernement du Québec, Guide d’accueil et d’intégration d’un nouvel employé, [En ligne], Mai 2016. (Consulté le 20 août 2021).

Ministère de la Santé et des Services sociaux (MSSS), Pandémie de la COVID-19 – La Santé publique recommande aux employeurs de repousser la date de retour en présentiel de leur personnel, [En ligne], 25 août 2021. (Consulté le 25 août 2021).

(M. Florian Pradon, directeur Acquisitions de talents, Radio-Canada)

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