Transmission sécurisée de documentsPrincipales obligations de l’employeur en matière d’embauche
Article publié le 23 avril 2025
*Noter que ce contenu a été créé à titre informatif seulement. Pour toutes questions concernant votre situation particulière ou l’application des exceptions prévues par les textes de loi, nous vous encourageons à obtenir un avis légal.*
Contrairement à ce qu’on pourrait croire, le processus de dotation et d’embauche au Québec ne relève pas simplement du droit de gérance de l’employeur. Ce dernier a l’obligation de se conformer à plusieurs lois qui encadrent le monde du travail.
La Charte
En premier lieu, la Charte canadienne des droits et libertés de la personne s’applique à tout processus de dotation et d’embauche et tout employeur, quel qu’il soit, ne saurait s’en soustraire. Plus particulièrement, elle protège les candidats potentiels dans un processus d’embauche. L’article 10 de la Charte est celui qui prévoit une interdiction pour toute forme de discrimination qui serait fondée, notamment, sur le sexe, l’orientation sexuelle, l’origine ethnique, la langue, la religion, le handicap, etc.
Ainsi, afin de respecter la Charte, tout processus de dotation et d’embauche devrait être exempt de discrimination sur les motifs qui y sont prévus, et ce, dès les affichages de poste.
Les formulaires de demande d’emploi et même les questions posées lors d’une entrevue y sont également soumises. À moins que l’information demandée permette objectivement d’évaluer une compétence ou qualité requise par le poste qu’on cherche à combler, il est interdit de tenter d’obtenir, directement ou même indirectement, des renseignements relatifs aux motifs de discrimination mentionnés ci-dessus.
Les seules exceptions qu’un employeur peut évoquer en matière de discrimination concernent les aptitudes ou qualités requises objectivement par un emploi. On peut aussi appeler cette forme de discrimination l’exigence professionnelle justifiée. Celle-ci trouve application notamment dans les aspects liés à la santé, à la sécurité et aux capacités physiques requises pour occuper un poste. Par exemple, un employeur pourrait refuser d’embaucher dans un poste qui exige de longs déplacements à pied un candidat porteur de limitations fonctionnelles aux membres inférieurs qui ne seraient alors pas respectées et pour lesquels aucun accommodement raisonnable ne serait possible.
Au Québec, un employeur pourrait être tenu de démontrer, avec des critères démontrables et objectifs, que les exigences qu’il requiert dans le cadre de son processus de dotation ou d’embauche sont raisonnablement nécessaires pour occuper le poste en question, qu’il serait soumis à une contrainte excessive s’il devait l’offrir à une personne qui ne rencontre pas les critères établis ou encore que cette personne encourrait un risque pour sa santé et sa sécurité si le poste lui était offert.
« Les seules exceptions qu’un employeur peut évoquer en matière de discrimination concernent les aptitudes ou qualités requises objectivement par un emploi. On peut aussi appeler cette forme de discrimination l’exigence professionnelle justifiée. »
Autres dispositions
D’autres dispositions législatives s’appliquent en la matière. Notamment, la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels, aussi surnommée Loi 25, qui instaure une protection accrue pour les individus dans leurs droits à la vie privée et encadre, pour les employeurs, la gestion des informations personnelles qu’ils détiennent à propos de leurs employés, ainsi que des candidats dans un processus d’embauche.
En somme, les renseignements personnels portant sur une personne physique et qui permettent de l’identifier sont confidentiels et ne devraient pas être communiqués sans avoir reçu un consentement de la personne concernée. L’embauche et l’intégration d’un nouvel employé, c’est un moment où l’entreprise collecte bon nombre d’informations à propos des salariés, tel leur nom, leur adresse, le NAS, leurs coordonnées bancaires, etc.
C’est donc un moment où une vigilance accrue doit être portée par l’employeur afin de respecter ses obligations.
Finalement, d’autres dispositions législatives qui encadrent le monde du travail au Québec s’appliquent et doivent être respectées par tous les employeurs dans un processus de dotation et d’embauche, notamment la Charte de la langue française, la Loi sur les normes du travail et la Loi sur la santé et la sécurité du travail, pour ne nommer que celles-là.
Vous avez un doute quant à vos obligations et au respect de celles-ci dans votre processus actuel de dotation et d’embauche? Communiquez avec notre équipe afin d’en savoir plus et d’obtenir des conseils judicieux!
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Comme gestionnaire, trouver des moments pour discuter avec ses employés, notamment pour entretenir la conversation sur le cheminement de la carrière, est tout aussi important qu’être disponible et à l’écoute de ses employés lorsqu’un besoin ponctuel se fait sentir.
